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2021-05-08 00:15 出处:PConline原创 作者:幼儿园里的轩爸 责任编辑:censi

  [PConline 技巧]刚入职场的小伙伴,很多时候都要面临业务与环境的双重考验。如何在众人间脱颖而出,成为夜空中最亮的那个仔?今天这篇文章,将带您快速一览人事岗必学的几招Excel函数。难度不高,却超级超级实用!

1. 身份证号提取性别

  公式:= IF(MOD(MID(B2,17,1),2)=1,"男","女")

  首先通过MID()函数提取身份证号中的第17位,然后通过MOD()函数判断奇偶性,其中奇数为男,偶数为女。最终在IF()函数的配合下,即可得到性别值。

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身份证号自动生成性别

2. 身份证号提取生日

  公式:=TEXT(MID(B2,7,8),"0000-00-00")

  首先通过MID()函数提取身份证号中的第7-14位,然后使用TEXT()函数对结果格式化(即转换成“xxxx-xx-xx”的样式),最终便得到了我们平时习惯的生日信息。

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身份证号自动提取生日

  注:身份证号码中第7-14位为出生日期。

3. 计算年龄、司龄

  公式:=YEAR(TODAY())-MID(B2,7,4)

  首先通过TODAY()函数获得当前日期,然后使用YEAR()函数提取日期的年份值。接下来通过MID()函数获取员工出生年份,两者之差即为年龄。类似的方法也可用在司龄计算上,只要将生日替换成入职日期即可。

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快速计算年龄、司龄

4. 防止身份证号多输少输

  做法:通过“数据有效性”限定单元格长度

  选中身份证号列,点击“数据”→“数据有效性”,将“文本长度”指定为“18”位。当录入的身份证号码超过或不足18位时,Excel便会自动提醒,以降低前端录入可能导致的错误。

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通过数据有效性限定身份证列位数

  注:通过将“数据有效性”→“出错警告”中的样式修改为“警告”,可以实现只提醒不禁止效果。

5. 手机号码自动加“-”

  做法:通过“单元格格式”,修改显示格式

  右击手机号码字段,按下Ctrl+1进入单元格格式面板,点击最下方“自定义”,输入“000-0000-0000”。确定之后,手机号码即以“XXX-XXXX-XXXX”格式显示。

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手机号码自动加“-”

  注:这种方法只是修改了字段显示样式,并没有修改实际数据,因此后续仍然可以进行统计,这也是和Replace()函数最大一个区别。

6. 合同到期前自动提醒

  公式:=IF(G7-TODAY()<30,"合同应续签","")

  首先建立“状态”列,输入公式“=IF(G7-TODAY()<30,"合同应续签","")”。当合同到期日低于设定值(本例中为“30”)时,便自动显示“合同应续签”。此外也可将提醒天数单独设成单元格,通过公式调取单元格数值,以方便用户自行修改提醒期限。

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合同到期前自动提醒

7. 避免录入重复值

  公式:=COUNTIF(B:B,B1)=1

  选中数据列,点击“数据”→“数据工具”→“数据验证”,将验证条件改为“自定义”,然后输入公式“=COUNTIF(B:B,B1)=1”。这里COUNTIF()函数的作用,是判断B列中是否有重复记录(如果有则值值一定大于1),如果有中止录入,如果没有继续录入。

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如果录入时出现重复数值将禁止录入

8. 自动标亮周末

  公式:=WEEKDAY(E$6,2)>5

  首先建立星期行,选中考勤表里的数值区域,点击“开始”→“样式”→“条件格式”→“新建规则”,然后在选框内输入公式“=WEEKDAY(E6,2)>5”,最后选中E6,按两下F4键锁定行不锁定列(即转换成E$6),再设置一个特别的颜色即可。这里WEEKDAY()函数的作用是判断当前列是否大于5,当WEEKDAY()结果>5时(即周六、周日),条件成立,表格自动为该列刷上颜色,不成立时不处理,从而最终形成周末自动上色效果。

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自动标亮周末

9. 让表格自动拓展

  方法:Ctrl+T转成“超级表”

  想让表格自动扩展,可以利用Excel里的“超级表”功能。具体方法是:选中数据区域,按下Ctrl+T,然后修改“表格工具”→“表格样式”为“无”(即不使用超级表默认样式)。右击隐藏新弹出的筛选行,即可实现表格的自动扩展。

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Ctrl+T实现表格自动拓展

10. 隔行换色

  公式:=MOD(ROW(),2)=0

  隔行换色有两种方法,一是转换成“超级表”(Ctrl+T),二是借助公式与条件格式配合完成。以公式法为例,首先选中数据区域,点击“开始”→“样式”→“条件格式”→“新建规格”→“使用公式确定要设置格式的单元格”,然后在选框内输入公式“=MOD(ROW(),2)=0”。这里ROW()函数的作用是获取当前行号,和2取余后,便得到了1、0、1、0、1、0……这样的数列。由于公式整体位于条件格式内,因此当行号取余结果=0时,条件成立,表格自动为该行刷上颜色,不成立时不处理,最终形成了隔行换色的效果。

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公式+条件格式实现“隔行换色”

  注:与传统的格式刷法相比,超级表和公式法都可以实现周末自动填色。且后期无论如何添删,都不会导致色条出现混乱。

11. 自动标记迟到、早退

  公式:=IF(B2>TIME(8,0,0),"迟到","") 和 =IF(C2<TIME(18,0,0),"早退","")

  首先在表格后建立一个“迟到”列,输入公式“=IF(B2>TIME(8,0,0),"迟到","")”,再建立一个“早退”列,输入公式“=IF(C2<TIME(18,0,0),"早退","")”。这里简单说明一下,TIME()函数主要用于约束最终时间,当上班签到时间晚于约束值,或者下班签到时间早于约束值时,便会触发文字提示。

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自动标记迟到、早退

12. 自动打序号

  公式:=ROW()-1

  首先点击序号列第一组单元格,输入公式=ROW(),此时函数返回的是当前行数,根据实际行数计算(比如本文为“1”),发现两者差值为“1”。接下来对公式进行修改,将计算后的差值减到公式后方(),填充后即可实现自动打序号效果。

  尽管自动打序号已经实现,但此时仍然不够智能。可以在此基础上再嵌套一个IF()函数,只有当右侧有数据时才会显示序号,没有的话直接显示空白。

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自动序列

13. 去除数据有效性列表里的空值

  公式:=OFFSET($O$6,,,COUNTA($O$6:$O$19))

  如果你经常使用“数据有效性”制作下拉列表,就会发现这样一个尴尬,当我们前期为序列留出大量空白时,下拉列表也会出现大量空白,日常操作很不方便。其实这个问题可以这样解决,首先点击“数据”→“数据验证”→“序列”,在“来源”框中填入公式。这里COUNTA()函数的作用,是求出当前数据源中的有效记录数,然后通过OFFSET()函数确定取值范围。由于公式限定了下拉列表的取值域,因此我们会得到一个完全没有空值的菜单。同时新记录也将自动添加到列表中,不会影响后续操作。

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清除下拉列表里的空值

14. 分级考核统计

  公式:=LOOKUP(J6,N6:N9,M6:M9)

  传统分级统计是通过COUNT()函数与IF()函数配合计算,虽然简单,可一旦条件过多,就会导致公式异常复杂。类似情况,其实也能借助LOOKUP()函数解决。

  首先建立一个分级副表,左侧为等级,右侧为达到该等级的考核线。接下来在评级框内输入公式“=LOOKUP(J6,N6:N9,M6:M9)”,将两组取值域按F4键全部转为绝对地址。这里LOOKUP()的作用是通过目标值,直接到副表中查找对应等级,相比IF()函数显得精简很多。而且这样处理后的表格,也方便用户随时调整考核线。

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简单的分级考核公式

  注:使用LOOKUP()函数时,要注意副表考核值必须由小到大排列,否则将导致结果异常。

写在最后

  以上这些,是人事工作者每天都要遇到的,很多复杂的操作其实往往来源于日常积累。如果以上这些,对您的工作有所帮助的话,就请给小编点个赞吧!

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